Qualitätsmanagement in kleinen Kommunalverwaltungen: Grundlagen und Einführung

Textprobe: Kapitel 4., Qualitätsmanagement in kleinen Kommunalverwaltungen: Die in den voran gegangenen Kapiteln dargestellten Themenfelder des Qualitätsmanagements gelten grundsätzlich u. a. für alle Kommunalverwaltungen unabhängig von der Größe. Im diesem Kapitel sollen Besonderheiten für kleine Kommunalverwaltungen im Hinblick auf dieses Thema dargestellt werden. 4.1, Kleine Kommunalverwaltungen und deren Besonderheiten: § 4 Absatz 1 Satz 1 GO NRW definiert das Hauptmerkmal zur Unterscheidung der Größe von kreisangehörigen Städten. Da mittlere kreisangehörige Städte mehr als 25.000 Einwohner haben müssen, um als solche zu gelten, kann dazu analog festgestellt werden, dass kleine kreisangehörige Städte (kleine Kommunalverwaltungen) weniger als 25.000 Einwohner haben. Um die Erkenntnisse dieser Arbeit auch für andere kleine Kommunalverwaltungen zu nutzen, werden weitere Kriterien zur Bestimmung von kleinen Kommunalverwaltungen festgelegt. Dies hat den Zweck, dass die festgestellten Ergebnisse aus dieser Arbeit auch von anderen kleinen Kommunalverwaltungen angewendet werden können ('Schablone'). Hierfür gibt es einige Kriterien: weniger als 25.000 Einwohner, weniger als 100 Beschäftigte, Wahrnehmung von mehreren Aufgaben (Mischaufgaben) von einzelnen Beschäftigten aufgrund der Aufgabenfülle sowie eine niedrige Vergütungsstruktur (Vergleichsweise hat ein Bürgermeister in kleinen Kommunalverwaltungen eine niedrigere Besoldungsstufe als ein Bürgermeister einer größeren Kommune; ausschlaggebend ist dabei u. a. der Grad der Verantwortung, wie z. B. Anzahl der unterstellten Beschäftigten). Kleine Kommunalverwaltungen gelten aufgrund ihrer Größe im Bezug auf die Beschäftigten als überschaubar. Die Beschäftigten kennen sich in der Regel fast alle fachbereichsübergreifend untereinander bzw. arbeiten schon viele Jahre miteinander. Es gibt gewohnte Geschäftsprozesse, die sich teilweise über die Jahre herausgebildet haben. Eine Dokumentation der Arbeitsabläufe, die z. B. für die Umsetzung von Qualitätsmanagement genutzt werden können, ist deshalb auch oft nur schwer darstellbar. Viele Arbeitsabläufe werden über den so genannten 'kurzen Dienstweg' abgewickelt und aufgrund von Gewohnheiten nicht als Arbeitsschritt von dem jeweiligen Beschäftigten wahrgenommen. 4.2, Ziele von kleinen Kommunalverwaltungen im Bereich Qualitätsmanagement: Wie bereits in Kapitel 2.2 dargestellt, ist ein hauptsächliches Ziel von kleinen Kommunalverwaltungen durch Qualitätsmanagement das Erkennen von Einsparungspotential und dessen Umsetzung. Dies gilt im besonderen Maße auch für kleine Kommunalverwaltungen. Fast alle kleinen Kommunalverwaltungen haben einen defizitären Haushalt. Daher werden in vielen Bereichen Einsparungen bzw. Kürzungen vorgenommen. Einer der größten Ausgabepositionen im öffentlichen Haushalt der Kommunalverwaltungen sind die Personalkosten. Aufgrund des Verwaltungsaufbaus und der damit verbundenen niedrigen Personaldichte, ist ein Stellenabbau, sofern rechtlich möglich, meistens nicht umsetzbar, da viele Bereiche bereits mit einer kleinen 'Personaldecke' auskommen müssen oder Beschäftigte, wie z. B. Beamtinnen und Beamte, unkündbar sind. Demnach versuchen viele Kommunalverwaltungen das vorhandene Beschäftigtenpotential optimaler zu nutzen. Hierzu kann Qualitätsmanagement beitragen. Auch eine Zertifizierung in diesem Bereich, wie z. B. die RAL-Zertifizierung, kann Kommunalverwaltungen neue Einnahmequellen verschaffen. Viele kleine Kommunalverwaltungen haben oft nur ein oder zwei Gewerbegebiete ausgewiesen. Die Gewerbesteuereinnahmen stellen neben den Steuern und Gebühren einen großen Anteil an den Einnahmen einer Kommune. Die Ausweisung von diesen Gewerbegebieten erfolgt grundsätzlich an verkehrsgünstig gelegenen Gebieten, wie z. B. Autobahn- oder Bahnanschluss. Um den eigenen Standort für die Ansiedlung neuer Gewerbebetriebe noch attraktiver zu gestalten, kann eine Vereinfachung hinsichtlich der so genannten Verwaltungshürden, z. B. durch die RAL-Kriterien, vorteilhaft sein. Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass alle Kommunalverwaltungen unabhängig ihrer Größe das Ziel der Kosteneinsparung bzw. -minderung haben.