Praxishandbuch Event Management - Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation - Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen

6 Moderne Umgangsformen (S. 159-160)

Kleiner Knigge für Veranstaltungen

6.1 Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen

Dieses Kapitel befasst sich mit den wichtigsten Etikette-Regeln, die für Sie als Organisator einer Veranstaltung maßgeblich sind. Fachlich sind Menschen im Business fast immer sehr gut gewappnet. Sie studieren eifrig Fachzeitschriften und bilden sich beruflich ständig weiter. Mit modernen Umgangsformen haben sich die meisten noch nicht intensiv beschäftigt. Neben Ihren fachlichen Qualifikationen trägt das Wissen über Etikettefragen zu Ihrem Image und zum Erfolg Ihrer Firma entscheidend bei. Umgangsformen sind Teil der Corporate Identity und spiegeln somit den Stil Ihres Unternehmens wider. Gelebte Umgangsformen sind ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Ihre Firma.

Haben Sie perfekte Umgangsformen, werden Sie angenehm auffallen und hinterlassen einen guten Eindruck. Ihre Geschäftspartner registrieren, dass Sie Stil haben. Begrüßen Sie Ihre Gäste in Ihrer Eigenschaft als Organisator, sind Sie automatisch in der Rolle des Gastgebers. Sie sollten Fettnäpfchen vermeiden, selbstsicher mit Ihren Gästen umgehen und wissen, was sie besonders schätzen. Auch wenn Sie Ihre Professionalität durch eine optimal organisierte Veranstaltung bewiesen haben, gehören die Etiketteregeln zu Ihrem Image – gerade wenn Sie als Organisator eines bedeutenden Events im Rampenlicht stehen. Gute Umgangsformen sind Ihre persönliche Visitenkarte!

6.2 Eingangskontrolle

Legen Sie keine Zusagenlisten aus und haken dann die Namen nacheinander ab. Das wirkt viel zu bürokratisch. Meistens reicht es schon, wenn ein Mitarbeiter eine Liste nur in der Hand hält, um ungeladene Gäste fern zu halten. Bei der Übergabe von wertigen Geschenken wird man es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie die Empfänger auf einer Liste abhaken.

6.3 Knigge der Rangordnung

Für die stilvolle Betreuung Ihrer Gäste ist eine der wichtigsten Etiketteregeln: Regel Nummer 1: Hierarchie kommt im Geschäftsleben immer vor Alter und Geschlecht. Sind Sie immer sicher, wen Sie zuerst willkommen heißen? Praxisbeispiel: Sie holen Gäste im Foyer ab, die zu Ihrer Produktvorstellung oder Hausmesse eingetroffen sind. Es sind die Geschäftsführerin eines Unternehmens mit dem geschäftsführenden Gesellschafter.

Wen begrüßen Sie zuerst? Sie begrüßen nach der Regel Nummer 1 zuerst den geschäftsführenden Gesellschafter. Im Gegensatz zur gesellschaftlichen Rangfolge, in der die Frau gegenüber dem Mann immer die Ranghöhere ist, orientiert sich die berufliche Rangfolge immer an der hierarchischen Stellung der jeweiligen Person innerhalb der Firma. Sind Sie sich unsicher, wer der ranghöhere Gast ist, den Sie bei einer Veranstaltung zu begrüßen haben, kontaktieren Sie vorher das Sekretariat Ihrer Gäste und erkundigen Sie sich über die Position der Gäste im Unternehmen. Bei der Begrüßung stellen Sie sich mit Ihrem Namen und Ihrer Funktion vor. Bei sehr komplizierten Namen können Sie nach der Visitenkarte fragen.

Wenn Sie sich vorstellen, tun Sie das selbstbewusst mit den Worten: „Ich bin …", statt „mein Name ist…" oder „ich heiße…". Überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Satz, der bei Ihren Gästen in Erinnerung bleibt. Er sollte Ihre Funktion klar darstellen und eine persönliche Note haben. Vielleicht gefällt Ihnen diese Variante: „Ich sorge in unserem Unternehmen dafür, dass jede Veranstaltung bei unseren Gästen in guter Erinnerung bleibt": Fallen Sie auf, ohne aus dem Rahmen zu fallen.