Praxishandbuch Event Management - Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation - Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1 Wertvolle Praxistipps

1.1 Zehn goldene Regeln für Ihre optimale Veranstaltungsplanung

1.1.1 Wählen Sie das Datum sehr sorgfältig aus!

1.1.2 Kommunizieren Sie das Veranstaltungsziel!

1.1.3 Legen Sie Wert auf liebevoll zubereitete und hochwertige Speisen und Getränke!

1.1.4 Planen Sie jeden Event individuell zugeschnitten auf Ihre Gäste!

1.1.5 Setzen Sie ein angemessenes Budget fest!

1.1.6 Finden Sie den passenden Rahmen für Ihre Veranstaltung!

1.1.7 Achten Sie auf die richtige Dauer!

1.1.8 Schaffen Sie Stimmung mit dem Veranstaltungsort

1.1.9 Klappern gehört zum Handwerk!

1.1.10 Die Gestaltung der Einladung ist die Visitenkarte des Veranstalters!

1.2 Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine perfekte Organisation

1.2.1 Wer ist prädestiniert für diese Aufgabe?

1.2.2 Überlegungen zur Zeitplanung und Arbeitsorganisation

1.2.3 Kompetent mit Anbietern verhandeln

1.2.4 Die Entscheidung: Internes oder externes Veranstaltungsmanagement?

1.2.5 Was können andere für Sie kostenlos erledigen?

1.2.6 Das Organisationsteam

1.2.7 Anforderungsprofil für die Teamleitung

1.2.8 Die Teamleitung und ihre Aufgaben

1.2.9 Die Generalprobe

1.2.10 Kostenfallen – sinnvoll sparen

1.2.11 Während der Veranstaltung: alles im Griff

1.2.12 Wenn Sie als Organisatorin selbst eine Rede halten

2 Veranstaltungstypen

3 Wichtige Entscheidungen zu Beginn der Veranstaltung sichern den Erfolg

3.1 Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen

3.1.1 Das Veranstaltungsziel

3.1.2 Form der Veranstaltung

3.1.3 Zeit für professionelle Planung

3.1.4 Optimale Teilnehmerzahl

3.1.5 Rechtzeitige Ankündigung und Einladung

3.1.6 Gute Kontakte zu externen Dienstleistern

3.1.7 Einladen mit Stil – aber wie?

4 Meilensteine für die optimale Vorbereitung

4.1 Ideenfindung für Veranstaltungen

4.1.1 Wie veranstalten Sie ein „Brainstorming“?

4.1.2 Mindmapping

4.2 Hotelauswahl

4.2.1 Wichtige Punkte, die für die Auswahl des Hotels entscheidend sind

4.3 Optimaler Tagungsraum

4.4 Einwandfreie und moderne Tagungstechnik

4.5 Tischformation

4.6 Bestuhlung

5 Veranstaltungsbeispiele aus der Praxis

5.1 Arbeitsessen

5.1.1 Anlässe und Ziele

5.1.2 Mögliche Formen und Orte

5.1.3 Planung und Dauer

5.1.4 Einladen – aber wie?

5.2 Betriebsausflug

5.2.1 Ziele der Veranstaltung

5.2.2 Termin bestimmen

5.2.3 Budget

5.2.4 Organisationsteam

5.2.5 Bekanntgabe des Termins – wann und wie?

5.2.6 Teilnehmerliste erstellen

5.2.7 Ideen für die Gestaltung

5.2.8 Motto

5.2.9 Essen und Trinken

5.2.10 Transport

5.2.11 Generalprobe

5.3 Betriebsbesichtung,

5.3.1 Termin festlegen

5.3.2 Einladung

5.3.3 Der erste Eindruck entscheidet – die Begrüßung

5.3.4 Small Talk als Einstieg

5.3.5 Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) – publikumsorientiert aufbereitet

5.3.6 Rundgang

5.3.6.1 Was interessiert?

5.3.7 Bewirtung

5.3.8 Nacharbeit

5.4 Jubiläum

5.4.1 Budget

5.4.2 Legen Sie gleich zu Beginn fest, wer welche Arbeitspakete übernimmt:

5.4.3 Einladungen – wann und an wen?

5.4.4 Festschrift

5.4.5 Allgemeine Praxistipps

5.4.6 Nacharbeit

5.5 Konferenz und Tagung

5.5.1 Mögliche Ziele

5.5.2 Termin und Dauer

5.5.3 Budget

5.5.4 Tagungsort

5.5.5 Vorschläge für alternative Tagungsorte

5.5.6 Einladungen

5.5.7 Rahmenprogramm

5.5.8 Ausstattung des Tagungsraums

5.5.9 Tagungsunterlagen

5.5.10 Bewirtung

5.5.11 Ein guter Sekretariatsservice

5.5.12 Hotelbuchungen

5.5.13 Referenten

5.5.14 Übersicht und Transparenz: Der Organisationsplan in Excel

5.5.15 Nachbereitung

5.6 Kunden-Informationsveranstaltung

5.6.1 Integrieren Sie das Verkaufsteam

5.6.2 Professionell einladen

5.6.3 Während der Veranstaltung

5.6.4 Der Kunde ist König: Bieten Sie ein attraktives Programm

5.6.5 Wichtige Tipps für den Ablauf

5.7 Messeplanung

5.7.1 Messeziele definieren

5.7.2 Messeerfolgskontrolle

5.7.3 Messemarkt analysieren

5.7.4 Konzeption festlegen

5.7.5 Was kostet der Messeauftritt?

5.7.6 Projektteam

5.7.7 Anmeldung

5.7.8 Standplanung

5.7.9 Standort

5.7.10 Standgröße

5.7.11 Aufteilung des Messestandes

5.7.12 Standausstattung

5.7.13 Infothek

5.7.14 Exponate

5.7.15 Prospektmaterial

5.7.16 Standpersonal

5.7.17 Besucherwerbung

5.7.18 Werbegeschenke

5.7.19 Messe-Einladungen

5.7.20 Form der Einladung

5.7.21 Pressearbeit zur Messe

5.7.22 Standabend

5.7.23 Nacharbeit – Ergebnissicherung

5.8 Meetings in verkehrsgünstiger Lage: am Flughafen, in der Autobahn- Raststätte oder am Bahnhof

5.8.1 Anlass und Ziel

5.8.2 Neue Tagungsmöglichkeiten auf Rastanlagen der Autobahn: Tank & Rast heißt das Motto

5.8.3 Der Flughafen als attraktiver Tagungsort – Zeit- und Kostenersparnis durch „ Fly and Meet“

5.8.4 Bahnhöfe als Meeting Point

5.9 Pressekonferenz

5.9.1 Anlass und Ziel

5.9.2 Ziele

5.9.3 Termin

5.9.4 Wochentag

5.9.5 Uhrzeit

5.9.6 Dauer

5.9.7 Budget

5.9.8 Veranstaltungsort

5.9.9 Raumwahl

5.9.10 Technik

5.9.11 Bewirtung

5.9.12 Einladungen

5.9.13 Fototermin und Pressemappe

5.9.14 Gestaltung der Pressemitteilung

5.9.15 Pressegeschenke

5.9.16 Ablauf der Pressekonferenz

5.9.17 Nachbereitung

5.10 Seminar

5.10.1 Die Basis für eine erfolgreiche Gestaltung

5.10.2 Dauer

5.10.3 Termin

5.10.4 Auswahl des Seminarortes

5.10.5 Budget

5.10.6 Seminarraum

5.10.7 Namensschilder

5.10.8 Bewirtung

5.10.9 Einladungen

5.10.10 Rahmenprogramm

5.10.11 Effektive Nachbereitung

5.11 Stehempfang

5.12 Tag der offenen Tür

5.12.1 Einen Termin finden

5.12.2 Wer sollte zum Organisationsteam gehören?

5.12.3 Wen laden Sie wie ein?

5.12.4 Was darf der Tag kosten?

5.12.5 Rund ums leibliche Wohl

5.13 Umzugsmanagement: Perfekte Planung ist die halbe Miete!

5.14 Verabschiedung

5.14.1 Ziele

5.14.2 Form

5.14.3 Datum

5.14.4 Budget und Ort

5.14.5 Einladungen

5.14.6 Lange Rede – kurzer Sinn: Ablaufvorschläge

5.14.7 Abschiedsgeschenk

5.15 Weihnachtsfeier

5.15.1 Wann ist der beste Zeitpunkt?

5.15.2 Wo wird gefeiert?

5.15.3 Gute Ideen für die etwas andere Weihnachtsfeier:

5.15.4 Wer wird eingeladen?

5.15.5 Wie wird eingeladen?

5.15.6 Wie wird gefeiert?

5.15.7 Geschenke

5.15.8 Menü oder Buffet?

5.15.9 Sitzordnung

ja oder nein?

6 Moderne Umgangsformen Kleiner Knigge für Veranstaltungen

6.1 Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen

6.2 Eingangskontrolle

6.3 Knigge der Rangordnung

6.4 Small Talk – das kleine Gespräch als Türöffner

6.5 Den Mantel abnehmen

6.6 Titel in der Anrede

6.6.1 Ein Wort zum „Du“

6.6.2 Offizielle mündliche Anreden

6.7 Grüßen und begrüßen

6.7.1 Wer grüßt wen zuerst?

6.7.2 Begrüßen mit Händedruck

6.8 Wer geht vor?

6.9 Der kleine Unterschied: internationale Gäste begrüßen

6.10 Willst du Erfolge vorbereiten, so achte auf die Kleinigkeiten

6.11 Bekannt machen

6.12 Distanzverhalten

6.13 Zum Platz geleiten

6.14 Ihr Auftritt bitte: Dressed for success

6.14.1 Die Macht des ersten Eindrucks

6.14.2 Tipps für Ihren Auftritt als Gastgeberin

6.14.3 Wie unterstreichen Sie Ihre Kompetenz?

6.14.4 Dresscode

6.14.5 Die richtigen Farben

6.15 Dies und das: Was Sie als Gastgeber sonst noch wissen sollten:

6.15.1 Pünktlich oder nicht?

6.15.2 Sitzordnungen bei Veranstaltungen

7 Pleiten, Pech und Pannen: Was tun Sie, wenn ...

7.1 Ihnen das Wetter einen Strich durch die Rechnung macht?

7.2 – keine Stimmung aufkommt?

7.3 – die Musik nicht so ist, wie Sie es sich vorgestellt haben

7.4 – die Bewirtung nicht funktioniert

7.5 – der Künstler/Entertainer sich verspätet

7.6 – die Technik versagt

7.7 – zwei sich streiten

7.8 – Teilnehmer verloren gehen

8 Nachbereitung und Erfolgskontrolle

8.1 Feedback an die Helfer

8.1.1 Beispiele für Dankesschreiben:

8.2 Fotos einer gelungenen Veranstaltung: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

8.3 Alles wieder zurück an seinen Platz

8.4 Versenden von Dokumentationen

8.5 Rechnungen begleichen

8.6 Ziel erreicht? Die Erfolgskontrolle

8.7 Die Nachbesprechung mit dem Organisationsteam

8.8 Die Budgetkontrolle

8.9 Abgleich der Einladungsliste mit der Gästeliste

8.10 Zufriedenheit der Teilnehmer

8.11 Medienresonanz

8.12 Feedback an den Vorgesetzten

9 Nützliche Internetlinks, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung unterstützen

Checklisten für die Eventplanung

Literaturverzeichnis

Vita