Open Source Knowledge Management

5 Start mit einem Groupware System (S. 105-106)

Die bisherigen Kapitel haben überwiegend grundsätzliche Punkte diskutiert. In den folgenden Kapiteln wird versucht, eine möglichst konkrete Anleitung für die Einführung und den Aufbau eines KM Systems zu geben. An dieser Stelle soll auch noch einmal auf die Wichtigkeit einer komplett durchdachten KM Initiative hingewiesen werden. Es macht keinen ("KM-")Sinn eine IT Lösung einzuf¨uhren, wenn die Ziele und organisatorischen Bedingungen beziehungsweise Auswirkungen ganz oder in größeren Teilen unklar sind. Ein wenig einschränken muss man diese Aussage noch für den Fall, dass ein IT System mehreren Zwecken dienen soll. Insbesondere ein Groupware System kann für sehr viele Zwecke eingesetzt werden (zum Beispiel Unterstützen der Teamarbeit innerhalb einer Hierarchie und/oder eines Projektes).

Unter solchen "Vorzeichen" kann es Sinn machen, einen Teil der IT Infrastruktur auch in Richtung KM "vorwegzunehmen". Um die detaillierte und komplette Analyse der KM Anforderungen kommt man aber auch so nicht herum (beziehungsweise sollte man sich über ein Scheitern einer schlecht durchdachten Initiative nicht wundern). Wie der letzte Absatz noch einmal zeigt und auch schon früher klar beschrieben wurde, sind Groupware Systeme für eine Vielzahl von Aufgaben gut geeignet. Daraus ergeben sich unmittelbar zwei wichtige Punkte. Einerseits haben viele Firmen schon ein Groupware System (insbesondere größere Organisationen sogar oft mehr als eines).

Andererseits muss man die nicht KM-relevanten Einsatzzwecke bei einer Analyse mitberücksichtigen. Auf den sehr wichtigen ersten Punkt wird imWeiteren noch näher eingegangen werden. Für den Fall, dass noch kein Groupware System vorhanden ist, besteht neben den prinzipiellen Überlegungen von nicht KM-Aspekten auch die Möglichkeit eine andere Basis (beziehungsweise einen anderen Start) für das KM System zu wählen. Die wichtigste Alternative in Form von CMS Systemen wird in Kapitel 6 untersucht.

Dieses Kapitel geht davon aus, dass es eine durchdachte "Strategie" für ein KM System gibt – basierend auf einer gut überlegten KM Initiative. Auf dieser Grundlage werden die relevanten Punkte diskutiert. Insbesondere die Frage, ob man eine vorhandene Groupware weiterverwenden oder eine neue einf¨uhren soll. Weiters geht es auch darum, welche Punkte für den Start eines KM Systems mit einer Groupware sprechen und welche eher dagegen (und überwiegend für ein CMS). Für diese beiden und alle weiteren relevanten Fragen werden Entscheidungskriterien analysiert und vorgestellt. Dabei sollte man kein simples Gerüst erwarten sondern eher eine Art Anleitung, wie man selbst in einer konkreten Situation zu einer möglichst sinnvollen und langfristigen Entscheidung kommen kann.