Claimsmanagement in Schlüsselwörtern

Fristen (S. 143-144)

Das Projekt

Die Arglos GmbH (A) hatte ihre vertraglichen Verpflichtungen zu Lieferung und Montage einer Schwingsesselanlage für schwere Lastkraftwagen eigentlich ordnungsgemäß erfüllt. Die Abwicklung war allerdings mehrfach durch Umstände unterbrochen worden, die eindeutig nicht im Risikobereich von A lagen. Der Projektleiter hatte sich darauf beschränkt, dem Hersteller der Fahrzeuge und Auftraggeber H schriftlich die jeweiligen Behinderungen anzuzeigen und darauf hinzuweisen, dass das Unternehmen A eine entsprechende Verlängerung der Leistungszeit und Erstattung der angefallenen Zusatzkosten erwarte. Als der ursprünglich vereinbarte Abnahmezeitpunkt näher rückt und H auf Einhaltung dieses Termins besteht, beginnt der Projektleiter sich Sorgen darüber zu machen, ob sein für sicher gehaltener Zeitclaim vielleicht doch nicht begründet sein könnte.

überlegungen

Bei der vertraglichen Gestaltung der Leistungszeit und ihrer Verlängerung haben die Parteien verständlicherweise zunächst die sachlichen Voraussetzungen der Entstehung eines solchen Anspruchs im Auge. Dabei spielen Fragen wie die nach der Risikoverteilung und dem angemessenen Zeitrahmen der Verlängerung die vorrangige Rolle. Darüber vergessen die Beteiligten häufig die formale Seite des Anspruchs. Diese besteht nicht nur in der Einhaltung von Vorgaben für den Inhalt der Meldung des beeinträchtigenden Ereignisses, wichtig ist unter Umständen auch die Form der Mitteilung und die Frist, innerhalb deren sie erfolgen muss.

Der Rat

Deutsche Unternehmen neigen häufig dazu, die Einhaltung von Meldefristen im Zusammenhang mit Claims zu vernachlässigen. Sie begnügen sich damit, eine Meldung abzugeben, um das störende Ereignis an sich festzuhalten. Dies mag in vielen Fällen auch genügen. Auf dieser Linie liegt auch die VOB. Sie bestimmt in §, 6, dass ein Auftragnehmer, der sich in der ordnungsgemäßen Ausführung seiner Leistung behindert glaubt, dies dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich anzeigen muss.

Unverzüglich" bedeutet, dass die Meldung lediglich ohne schuldhaftes Zögern zu erfolgen hat. Eine bestimmte Frist ist hier nicht einzuhalten. Die Regelung von Fristen ist Gegenstand der Vertragsfreiheit. Ein Anspruch, der grundsätzlich zu Gunsten einer Partei erwachsen kann, gerät durch eine knappe vertragliche Fristsetzung leicht in Gefahr, ausgehöhlt zu werden. Bei Nichteinhaltung einer auf diese Weise festgeschriebenen Frist kann es dann dazu kommen, dass der Claim gar nicht erst entsteht. Fristen nicht nur für Claims sind deshalb sowohl bei der Vertragsgestaltung als auch bei der Vertragsabwicklung selbst im Auge zu behalten. Sie können sich auch in Anhängen verbergen."