Geschäftsprozesse realisieren - Ein praxisorientierter Leitfaden von der Strategie bis zur Implementierung

5 Fokus Mensch: Prozesse gekonnt beschreiben (S. 63-65)

Eine der wichtigsten Herausforderungen bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen ist es, betriebliche Abläufe für alle Beteiligten nachvollziehbar und transparent zu machen. Schließlich werden die Prozesse nicht von Maschinen, sondern von Menschen bearbeitet. Gute Verständlichkeit der Beschreibungen ist deshalb das oberste Gebot, wenn man neue Prozesse erfolgreich einführen oder bestehende Prozesse effektiv verändern will. Daher muss der Mensch im Mittelpunkt der zu beschreibenden Geschäftsprozesse stehen. Dies gilt besonders dann, wenn der angestrebte Automatisierungsgrad und die Komplexität der Prozesse hoch sind. In diesem Kapitel werden wir zunächst einige Kriterien aufstellen, die es ermöglichen, die Qualität einer Prozessbeschreibung zu beurteilen. Anschließend werden unterschiedliche Beschreibungsformen für Geschäftsprozesse erläutert, welche sich in der Praxis bewährt haben (siehe [Mi02]). Anhand der Kriterien werden wir diese Beschreibungsformen schließlich bewerten.

Kriterien zur Prozessbeschreibung

Erlernbarkeit und Verständlichkeit
Die Erlernbarkeit von Prozessbeschreibungen hängt von der Kenntnis der verwendeten Sprache (Syntax und Semantik) und des Anwendungsbereiches (Pragmatik) ab. Die verschiedenen Interessensgruppen sollten eine gemeinsame Beschreibungssprache nutzen, die für alle Beteiligten verständlich ist.

Genauigkeit und Korrektheit
Voraussetzung für die Anforderungen zur Genauigkeit und Korrektheit ist eine formale Notation und die Präzision der Beschreibungssprache. Beschreibungsformen, welche von den verschiedenen Interessensgruppen unterschiedlich interpretiert und ver standen werden können, sind ungeeignet. Auf der anderen Seite erschwert starker Formalismus die Akzeptanz der Prozess- Anwender.

Statische und dynamische Aspekte
Es müssen sowohl statische als auch dynamische Aspekte von Prozessen beschrieben werden können. Die wesentliche Voraussetzung besteht in der Identifikation von Bestandteilen und Elementen einer Prozessaufbaubeschreibung (statisch) und der Konstruktion von zeit- und zielorientierten Prozessablaufbeschreibungen (dynamisch).

Komplexität und Abstraktion
Prozesse müssen auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen darstellbar sein (Überblick und Detail). Zwischen den verschiedenen Darstellungsebenen sind definierte Übergänge notwendig. Verallgemeinerungen (Generalisierung) und Detaillierung (Spezialisierung) von Prozessbeschreibungen müssen schlüssig nachvollzogen sein.

Textuell-informelle Prozessbeschreibungen
Textuell-informelle Prozessbeschreibungen werden in der betrieblichen Praxis häufig genutzt. Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Dokumentationen für die Anpassung und Änderung von Geschäftsprozessen liegen oft in dieser Form vor.

Information der Patienten durch das Pflegepersonal des Krankenhauses
1. Das Pflegepersonal des Krankenhauses nimmt mit der Pflegeanamnese die Sozialanamnese innerhalb von 24 Stunden nach Aufnahme der Patienten auf. Dabei wird der Bedarf einer Versorgung durch einen ambulanten Pflegedienst festgestellt. Die Daten werden direkt in ein EDV- System eingegeben.
2. Die Patienten werden über das Angebot eines kostenlosen Informa- tionsgespräches durch die ambulanten Pflegedienste informiert.
3. Bei Interesse an einem Informationsgespräch klärt das Pflegepersonal des Krankenhauses, ob Angehörige einbezogen werden sollen.
4. Der behandelnde Arzt bzw. die behandelnde Ärztin wird bei festgestelltem Bedarf informiert. Die Information über den weiteren Verlauf erfolgt über die Patienten-Akte.
5. Wird der Bedarf eines ambulanten Pflegedienstes erst im Laufe des Kran- kenhaus-Aufenthaltes festgestellt, wird das Angebot eines Informations- gespräches von dem Pflegepersonal des Krankenhauses zum frühest möglichen Zeitpunkt gemacht.
6. Wünscht der Patient einen anderen als die kooperierenden ambulanten Pflegedienste, wird der Sozialdienst eingeschaltet.
7. Sollte der Bedarf bestehen, der Patient nimmt aber mehrfach das Infor- mationsangebot nicht an, wird der Sozialdienst über den verantwortlichen Stationsarzt eingeschaltet.